Table of contents:
Pelitadigital.id – Lead time adalah salah satu faktor krusial dalam dunia bisnis yang sering kali diabaikan namun memiliki dampak besar terhadap kinerja operasional perusahaan.
Memahami dan mengelola lead time dengan baik tidak hanya membantu meningkatkan efisiensi, tetapi juga berkontribusi pada kepuasan pelanggan, pengurangan biaya, dan peningkatan keuntungan.
Dalam bisnis yang kompetitif, kemampuan untuk mempercepat proses dan meminimalkan lead time bisa menjadi pembeda utama yang menentukan keberhasilan atau kegagalan sebuah perusahaan.
Baca Juga:
Pengertian Lead Time
Lead time adalah waktu yang diperlukan atau direncanakan antara dimulainya hingga selesainya suatu operasi atau proyek. Istilah ini umumnya dipakai dalam manajemen rantai pasokan, manajemen proyek, dan sektor manufaktur.
Lead time yang lebih panjang sering kali menyebabkan inefisiensi dan pemborosan sumber daya. Oleh karena itu, perusahaan perlu meninjau proses mereka dengan membandingkan waktu pemrosesan terhadap standar tertentu untuk menemukan cara memperbaiki waktu tunggu.
Memperpendek lead time dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan, sehingga berdampak positif pada pendapatan dan laba perusahaan.
Jenis-Jenis Lead Time
Ada beberapa jenis lead time yang relevan dalam berbagai konteks bisnis:
Customer Lead Time
Customer Lead Time adalah durasi waktu yang dibutuhkan sejak pesanan pelanggan diterima hingga produk sampai di tangan pelanggan. Proses ini mencakup beberapa tahapan, seperti pemrosesan pesanan, persiapan produk, dan pengiriman.
Waktu pemrosesan pesanan biasanya melibatkan konfirmasi pesanan, pengecekan ketersediaan produk, serta penyiapan dokumen pengiriman. Persiapan produk meliputi pengemasan dan pemeriksaan akhir kualitas, sedangkan pengiriman tergantung pada moda transportasi yang digunakan dan jarak antara gudang dan lokasi pelanggan.
Semakin efisien setiap tahapan ini, semakin cepat produk sampai ke pelanggan, meningkatkan kepuasan dan loyalitas mereka.
Manufacturing Lead Time
Manufacturing Lead Time adalah waktu yang diperlukan untuk memproduksi barang sejak pesanan diterima hingga produk siap untuk dikirim. Proses ini melibatkan beberapa langkah penting, mulai dari perencanaan produksi, pengadaan bahan baku, hingga proses produksi dan inspeksi kualitas.
Pada tahap perencanaan, perusahaan menentukan jadwal produksi dan alokasi sumber daya yang diperlukan. Pengadaan bahan baku mengharuskan perusahaan memastikan ketersediaan material tepat waktu.
Selanjutnya, proses produksi dilakukan, dan produk melalui tahap inspeksi kualitas untuk memastikan standar yang ditetapkan terpenuhi. Efisiensi dalam setiap langkah dapat mengurangi Manufacturing Lead Time secara signifikan.
Supply Lead Time
Supply Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan oleh pemasok untuk mengirim bahan baku atau komponen setelah pesanan dilakukan oleh perusahaan. Lead time ini sangat krusial dalam menjaga kelancaran proses produksi, karena keterlambatan pengiriman bahan baku dapat menghambat seluruh alur produksi.
Beberapa faktor yang memengaruhi Supply Lead Time meliputi jarak pemasok, efisiensi pemasok dalam memproses pesanan, dan kondisi logistik. Memilih pemasok yang dapat diandalkan dengan waktu pengiriman yang konsisten dan cepat sangat penting untuk mengurangi risiko kekurangan stok dan memastikan produksi tetap berjalan lancar.
Shipping Lead Time
Shipping Lead Time adalah waktu yang diperlukan untuk mengirim produk dari gudang perusahaan hingga tiba di tangan pelanggan. Lead time ini dipengaruhi oleh berbagai faktor, termasuk jarak pengiriman, moda transportasi yang digunakan (seperti darat, laut, atau udara), dan efisiensi operasional dari penyedia jasa logistik.
Kondisi cuaca, kepadatan lalu lintas, serta proses bea cukai juga dapat memengaruhi durasi pengiriman. Perusahaan yang dapat mengelola Shipping Lead Time dengan baik dapat menawarkan layanan pengiriman yang lebih cepat dan andal, yang menjadi keunggulan kompetitif dalam menarik dan mempertahankan pelanggan.
Production Lead Time
Production Lead Time berfokus pada waktu yang dibutuhkan dalam proses produksi itu sendiri, mulai dari bahan mentah hingga menjadi produk jadi. Tahapan yang mempengaruhi Production Lead Time meliputi ketersediaan bahan baku, efisiensi proses produksi, kapasitas peralatan, dan tenaga kerja yang tersedia.
Hambatan seperti keterlambatan pengadaan bahan, mesin yang rusak, atau tenaga kerja yang tidak memadai dapat memperpanjang waktu produksi. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan semua aspek produksi berjalan optimal untuk memperpendek Production Lead Time, meningkatkan output, dan mengurangi biaya.
Cumulative Lead Time
Cumulative Lead Time adalah total waktu yang diperlukan untuk seluruh proses dalam rantai pasokan, mulai dari pengadaan bahan baku hingga produk jadi tiba di tangan pelanggan. Ini merupakan akumulasi dari semua lead time yang ada dalam rantai pasokan, termasuk Supply Lead Time, Manufacturing Lead Time, dan Shipping Lead Time.
Cumulative Lead Time memberikan gambaran menyeluruh tentang efisiensi operasional perusahaan dan seberapa cepat perusahaan dapat memenuhi permintaan pasar.
Mengelola Cumulative Lead Time secara efektif memungkinkan perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan permintaan, mengurangi biaya persediaan, dan meningkatkan daya saing di pasar.
Cara Menghitung Lead Time
Menghitung lead time membantu bisnis untuk menganalisis dan mengoptimalkan proses mereka. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam menghitung lead time:
Identifikasi Tahap-Tahap Proses
Langkah pertama dalam menghitung lead time adalah mengidentifikasi setiap tahap yang terlibat dalam proses bisnis. Tahap-tahap ini bisa berbeda-beda tergantung pada jenis bisnis yang dijalankan, namun umumnya mencakup beberapa tahap utama seperti pengadaan bahan baku, proses produksi, pengemasan produk, dan pengiriman ke pelanggan.
Mengidentifikasi setiap tahap secara jelas sangat penting karena memberikan gambaran menyeluruh tentang alur kerja dan memungkinkan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan di setiap tahap. Proses identifikasi ini juga membantu dalam mendeteksi potensi hambatan yang bisa memperpanjang lead time.
Tentukan Waktu untuk Setiap Tahap
Setelah tahap-tahap proses diidentifikasi, langkah berikutnya adalah mencatat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap tersebut.
Ini mencakup waktu pemrosesan aktif, seperti waktu yang digunakan mesin untuk memproduksi barang, serta waktu tunggu, seperti waktu yang dibutuhkan bahan baku sebelum diproses atau waktu yang diperlukan barang jadi sebelum dikirim.
Memperoleh data waktu yang akurat pada setiap tahap sangat penting untuk mendapatkan lead time yang tepat. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan stopwatch manual atau melalui sistem pelacakan otomatis yang lebih canggih, tergantung pada kompleksitas operasional perusahaan.
Jumlahkan Semua Waktu
Setelah semua waktu pada setiap tahap proses tercatat, jumlahkan semua waktu tersebut untuk mendapatkan lead time keseluruhan. Lead time total ini mencerminkan berapa lama waktu yang dibutuhkan dari awal hingga akhir proses, termasuk semua waktu pemrosesan dan waktu tunggu.
Informasi ini memberikan gambaran yang jelas tentang seberapa efisien operasional bisnis berjalan dan seberapa cepat perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan. Total lead time juga berfungsi sebagai tolok ukur untuk mengidentifikasi apakah ada tahap yang membutuhkan perbaikan atau pengurangan waktu.
Analisis dan Optimalkan
Langkah terakhir adalah menganalisis data lead time yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan. Fokus analisis harus pada mencari tahap-tahap dengan waktu tunggu yang terlalu lama atau proses yang tidak efisien.
Misalnya, jika waktu pengadaan bahan baku memakan waktu terlalu lama, perusahaan dapat mencari pemasok alternatif yang lebih cepat atau meninjau kembali proses pengadaan untuk mengurangi waktu tersebut.
Optimalisasi lead time tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan karena produk dapat diselesaikan dan dikirim lebih cepat. Dengan mengoptimalkan setiap tahap, bisnis dapat mencapai produktivitas yang lebih tinggi dan, pada akhirnya, meningkatkan pendapatan serta profitabilitas.
Cara Mengurangi Lead Time dalam Bisnis
Berikut adalah beberapa strategi yang dapat digunakan perusahaan untuk mengurangi lead time:
Kurangi Aktivitas Non-Nilai Tambah
Salah satu langkah pertama yang penting adalah mengurangi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses operasional. Anda bisa melakukan pemetaan aliran nilai (value stream mapping) untuk mengidentifikasi setiap tahap dalam proses produksi atau layanan yang tidak memberikan kontribusi langsung terhadap hasil akhir.
Aktivitas seperti penundaan, pemindahan barang yang tidak perlu, atau inspeksi berulang sering kali hanya menambah waktu tanpa meningkatkan kualitas.
Dengan mengeliminasi atau meminimalkan aktivitas tersebut, perusahaan dapat memangkas lead time secara signifikan, meningkatkan efisiensi, dan fokus pada hal-hal yang benar-benar penting bagi pelanggan.
Ubah Metode Pengiriman
Pengiriman yang cepat dan fleksibel sangat berpengaruh terhadap lead time. Mengganti metode pengiriman yang konvensional dengan yang lebih cepat, seperti menggunakan layanan ekspres atau pengiriman langsung ke pelanggan, dapat mengurangi waktu tunggu secara drastis.
Selain itu, menerapkan model pengiriman just-in-time (JIT) memungkinkan barang tiba tepat saat dibutuhkan, sehingga meminimalkan waktu penyimpanan dan pengelolaan stok. Pemilihan mitra logistik yang responsif dan berorientasi pada kecepatan juga menjadi faktor penting dalam mengoptimalkan proses pengiriman.
Cari Sumber Lokal
Menggunakan bahan baku atau komponen dari pemasok lokal adalah strategi yang efektif untuk mengurangi lead time. Pemasok lokal umumnya lebih cepat dalam hal pengiriman karena jarak yang lebih dekat dan risiko logistik yang lebih rendah dibandingkan dengan pemasok internasional.
Selain mengurangi lead time, bekerja dengan pemasok lokal juga dapat meminimalkan biaya pengiriman dan mengurangi ketergantungan pada rantai pasokan global yang rentan terhadap gangguan, seperti cuaca ekstrem atau masalah kepabeanan.
Automasi Proses
Mengintegrasikan teknologi dan otomatisasi dalam manajemen inventori dapat sangat membantu dalam mempercepat berbagai proses bisnis.
Misalnya, penggunaan software manajemen inventori yang terotomatisasi memungkinkan pengelolaan stok secara real-time, mempercepat pemesanan ulang, dan meminimalkan kesalahan manusia.
Sistem ini dapat mengatur kapan dan berapa banyak stok yang perlu dipesan berdasarkan data permintaan aktual, sehingga mengurangi waktu tunggu dan menghindari overstocking atau stockout yang tidak perlu.
Optimalkan Koordinasi Antar Bagian
Koordinasi yang baik antara bagian produksi, pemasaran, logistik, dan lainnya dalam rantai pasokan dapat mempercepat alur kerja dan mengurangi inefisiensi. Sinkronisasi antar departemen memastikan bahwa setiap bagian bekerja sesuai jadwal dan tidak ada proses yang terhambat akibat kurangnya komunikasi.
Misalnya, tim produksi yang mengetahui estimasi permintaan dari tim penjualan dapat menyesuaikan produksi lebih awal, sehingga waktu tunggu pelanggan dapat diminimalkan. Implementasi komunikasi yang lebih terstruktur dan alat kolaborasi digital dapat sangat mendukung sinkronisasi ini.
Kesimpulan
Lead time adalah faktor penting dalam operasional bisnis yang memengaruhi efisiensi, biaya, dan kepuasan pelanggan. Dengan memahami jenis-jenis lead time dan cara menghitung serta mengoptimalkannya, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan responsivitas mereka terhadap permintaan pasar, sehingga berpotensi meningkatkan keuntungan dan daya saing di industri.
