Apa Itu Procurement? Peran dan Tahapan Pengadaan dalam Dunia Bisnis

Pelitadigital.id – Dalam dunia bisnis modern, kelancaran operasional suatu perusahaan tak hanya ditentukan oleh strategi pemasaran atau kualitas produk semata. Ada satu aspek yang kerap luput dari sorotan, namun memegang peranan penting dalam menjaga kesinambungan aktivitas perusahaan, yaitu procurement atau pengadaan. Meski sering disamakan dengan purchasing, procurement sebenarnya memiliki cakupan yang jauh lebih luas dan strategis.

Apa Itu Procurement dan Mengapa Penting?

Secara sederhana, procurement dapat diartikan sebagai proses strategis yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak eksternal guna mendukung kelangsungan operasional bisnis. Namun lebih dari sekadar “pengadaan,” fungsi procurement mencakup analisis kebutuhan internal, pemilihan supplier, hingga manajemen hubungan dengan vendor dalam jangka panjang.

Proses ini tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Tim procurement dituntut memahami kebutuhan teknis dan bisnis perusahaan, serta mampu melakukan negosiasi yang menguntungkan tanpa mengorbankan kualitas. Karena itulah, posisi ini sangat cocok bagi individu yang memiliki latar belakang manajemen, akuntansi, hingga supply chain management.

Tujuan Strategis dari Procurement

Peran procurement tidak hanya berkutat pada penyediaan barang. Lebih jauh, divisi ini memiliki sejumlah tujuan strategis, seperti:

• Menjamin ketersediaan barang/jasa sesuai waktu dan kebutuhan operasional.

• Menjaga kualitas dan kuantitas yang sesuai standar perusahaan.

• Mengoptimalkan biaya melalui pemilihan supplier yang efisien namun tetap berkualitas.

• Membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan antara perusahaan dan mitra vendor.

Dengan kata lain, keberhasilan tim procurement akan sangat berdampak pada efisiensi, produktivitas, hingga profitabilitas perusahaan.

Ragam Jenis Procurement Berdasarkan Kebutuhan

Procurement tidak bersifat satu dimensi. Dalam praktiknya, proses pengadaan dibedakan ke dalam beberapa jenis sesuai dengan kebutuhan perusahaan, antara lain:

1. Direct Procurement

Jenis pengadaan yang berkaitan langsung dengan proses produksi. Contohnya adalah pembelian bahan baku, komponen mesin, atau barang setengah jadi yang akan diolah menjadi produk akhir.

2. Indirect Procurement

Berbeda dengan direct procurement, jenis ini tidak berhubungan langsung dengan lini produksi. Misalnya pengadaan alat tulis kantor, layanan keamanan, atau jasa pemasaran digital.

3. Goods Procurement

Mengacu pada pengadaan dalam bentuk barang fisik, baik untuk kebutuhan produksi maupun non-produksi.

4. Service Procurement

Melibatkan pengadaan dalam bentuk jasa seperti konsultan hukum, penyedia jasa outsourcing, hingga agen pemasaran.

Langkah-Langkah Strategis dalam Proses Procurement

Sebuah proses procurement yang efektif umumnya melalui enam tahapan berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan Internal
   Tim procurement bekerja sama dengan berbagai divisi untuk merumuskan kebutuhan aktual, baik dari segi volume, spesifikasi, maupun urgensinya.

2. Pencarian Sumber Barang/Jasa
   Pemilihan vendor dilakukan melalui pendekatan lelang terbuka atau penunjukan langsung berdasarkan rekomendasi dan rekam jejak.

3. Analisis dan Seleksi Vendor
   Aspek yang dinilai mencakup reputasi, kapasitas suplai, harga, dan kepatuhan vendor terhadap standar hukum dan etika.

4. Permintaan dan Negosiasi Penawaran
   Tim procurement mengundang penawaran resmi (quotation), kemudian menegosiasikan harga dan syarat lainnya untuk mencapai kesepakatan terbaik.

5. Penerbitan Purchase Order (PO)
   Dokumen PO dibuat sebagai dasar kontrak pembelian antara perusahaan dan vendor terpilih.

6. Pemeriksaan Barang dan Proses Pembayaran
   Setelah barang atau jasa diterima, dilakukan verifikasi kualitas dan kuantitas sebelum pembayaran dilakukan.

Procurement vs Purchasing: Apa Bedanya?

Meski terdengar mirip, procurement dan purchasing memiliki perbedaan mendasar. Purchasing lebih bersifat eksekusi transaksi dari pemesanan hingga pembayaran. Sedangkan procurement adalah proses strategis dari hulu ke hilir, mencakup riset pasar, seleksi vendor, hingga evaluasi performa pascapembelian.

Kesimpulan: Procurement Sebagai Pilar Efisiensi Perusahaan

Di balik produk berkualitas dan layanan tepat waktu, terdapat sistem procurement yang solid dan terstruktur. Fungsi ini bukan sekadar pelengkap, melainkan tulang punggung yang menjaga ketersediaan sumber daya perusahaan secara tepat guna.

Bagi Anda yang tertarik mendalami dunia bisnis, memahami konsep procurement secara menyeluruh bisa menjadi keunggulan tersendiri. Tidak hanya membuka peluang karier yang luas, tetapi juga memungkinkan Anda berperan sebagai penggerak efisiensi dan inovasi dalam tubuh perusahaan.